    | |
Een idee? Doen!
Wij zijn trots op onze stad, onze inwoners en onze ondernemers. Daarom vinden wij het belangrijk dat jij je met hen verbonden voelt. Zodat je weet waarom en voor wie je het doet.
Voor ons zijn persoonlijkheid en betrokkenheid belangrijker dan opleiding en ervaring. Het gaat om initiatief en actie. Een idee? Doen!
Griffiemedewerker (Raadsondersteuner)
36 uur
Ben jij een accurate, digitaal vaardige en ambitieuze collega en spreekt administratief werk binnen een politieke omgeving je aan? Hou je van regelen en organiseren? Lees dan snel verder!
Over de functie
De werkzaamheden worden, met een grote mate van zelfstandigheid, verricht onder de verantwoordelijkheid van de griffier:
Samen met de griffie(r) vorm jij het hart van alle griffie-brede secretariële-, logistieke en administratieve werkzaamheden en zorg jij dat het hele proces van vergaderen snel en nauwkeurig verloopt; waaronder het coördineren en verwerken van de stukkenstroom, het regelen van zalen en catering, het verwerken van schriftelijke en technische vragen, behandelen van inkomende stukken en het onderhouden van contacten met diverse afdelingen.
Kortom, alles wat nodig is om de gemeenteraad zo goed mogelijk te faciliteren. De stukkenstroom verloopt bijna volledig digitaal. Het inrichten en up-to-date houden van het raadsinformatiesysteem en het helpen van raads- en commissieleden om stukken snel te vinden behoort ook tot jouw werkzaamheden. Je draagt zorg voor het organisatorische en administratieve proces rondom bestuurlijke besluitvorming; zoals het voorbereiden en het afwikkelen van de raads- en commissievergaderingen en raadsinformatiebijeenkomsten. Tijdens de raadsvergaderingen zorg je voor overzicht van voorstellen, moties en amendementen en vat je de besluitvorming en gedane toezeggingen samen in een besluitenlijst.
Jij;
- Je bent een vraagbaak voor raads- en commissieleden, inwoners en de gemeentelijke organisatie;
- Bewaakt alle respons- en doorlooptijden van de gestelde vragen en rappelleert ter bevordering van de tijdige afhandeling en koppelt dit terug aan de vragensteller;
- Bewaakt aan de gemeenteraad gerichte post en zorgt dat de brieven digitaal beschikbaar worden gemaakt;
- Zorgt dat alle benodigde faciliteiten voor vergaderingen en bijeenkomsten aanwezig zijn en ondersteunt hierbij;.
- Je draagt zorg voor de financiële verwerking en controle van facturen;
- Je gaat aan de slag met de zichtbaarheid en de toegankelijkheid van de gemeenteraad. Denk onder andere aan het organiseren van “gast van de raad” en bezoeken van scholieren.
Over de kandidaat
Je werkt nauwkeurig, geordend en alert, en bent integer, dienstbaar en onafhankelijk. Daarnaast beschikt je over uitstekende mondelinge- en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden.
Daarnaast:
- ben je een ster in plannen en organiseren;
- houd je van aanpakken en ben je praktisch ingesteld. Je stelt hoge eisen aan de kwaliteit van je werk en bent proactief;
- verder kun je goed omgaan met deadlines en onverwachte situaties;
- vind je het niet erg om buiten kantoortijden te werken en ben je flexibel ( (ook in de avond circa 1 keer per maand);
- heb je inzicht in politiek-bestuurlijke verhoudingen en besluitvormingsprocessen; je kunt je verplaatsen in de positie van raadsleden en hebt gevoel voor jouw eigen onafhankelijke en neutrale rol daarin.
Over het team
Het griffieteam bestaat naast de griffier uit vijf raadsadviseurs/commissiegriffiers en een griffiemedewerker. Het team ondersteunt en adviseert de gemeenteraad, gemeenteraadsleden en commissieleden. De gemeenteraad bestaat uit 39 raadsleden verdeeld over 14 fracties. Er wordt gewerkt met drie commissies: Bestuur en Middelen, Ruimte en Sociaal. Het college bestaat uit de burgemeester en wethouders. Zij worden ondersteund door de gemeentesecretaris. In de ambtelijke organisatie werken meer dan 600 medewerkers resultaatgericht samen, met een grote mate van eigen verantwoordelijkheid in een inspirerende werkomgeving.
Je werkt in een prachtige, historische, veelzijdige gemeente die volop in ontwikkeling is. Leuke collega’s, die net als jij hard werken, maar zeker ook voor je klaarstaan als dat nodig is. Er is ruimte voor eigen initiatieven en persoonlijke ontwikkeling.
Wij bieden jou
Een zeer afwisselende en dynamische baan in een klein team waarbinnen samenwerking, gedeelde verantwoordelijkheid en enthousiasme voorop staan.
- Een jaarcontract die we bij wederzijdse tevredenheid graag omzetten in een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd.
- Een salaris passend bij jouw ervaring in schaal 8, plus 17,05% vrij te besteden Individueel Keuzebudget (IKB). Je kunt dit laten uitbetalen, maar ook gebruiken voor opleidingen, pensioenkorting of om extra verlofuren te kopen.
- Een reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer, een thuiswerkvergoeding, een thuiswerkbudget om je werkplek in te richten en 25 verlofdagen op basis van een fulltime dienstverband (36 uur).
- Toegang tot ons uitgebreide leer- en ontwikkelplatform ‘My Learning Factory’ vol trainingen en e-learnings.
Interesse of heb je nog vragen?
Enthousiast geworden om als Griffiemedewerker/ Raadsondersteuner (36 uur) aan de slag te gaan bij de gemeente Alkmaar? Solliciteer vóór dinsdag 18 november.
De gesprekken vinden plaats op maandag 24 november. We zouden het fijn vinden als je daarmee rekening houdt in je agenda.
Voor meer informatie over deze functie kun je terecht bij Mirjam Pieters, plaatsvervangend griffier, via telefoonnummer 06-14434737of via e-mail mpieters@alkmaar.nl.
Heb je vragen over de organisatie of de sollicitatieprocedure? Neem dan contact op met Manon Butter (Werving en Selectie) via 06 42 34 40 53.
Het aanvragen van een verklaring omtrent gedrag behoort tot de selectieprocedure.